01 / Ситуация
Работали больше, чем договаривались
Проект оценивали по опыту: похожее делали раньше, значит, и сейчас получится. Правки, созвоны и переписка в оценку не попали.
В процессе выяснилось, что работы больше. Специалисты задерживаются, но часы нигде не фиксируются, поэтому это видно только по усталости команды.
02 / Причина
Почему часы остаются невидимыми
Часы не связаны с проектом
Специалист помнит, что делал, но в системе это нигде не отмечено. Затраты видны только по зарплате в конце месяца.
Оценка не учитывает правки
Считают время на основную работу, а переписка, согласования и переделки остаются «бесплатными».
Часы работают, когда их фиксируют в проекте, а оценка следующего проекта строится на факте, а не на ощущении.
03 / Подход
Считать часы там, где ведётся работа
Добавить учёт в проект
В задачи добавляется время: план и факт. Не отдельным отчётом, а в том месте, где специалист и так отмечает выполнение.
Считать стоимость часа
У специалиста есть стоимость часа, у проекта — бюджет часов. Тогда видно, где проект выходит за рамки, пока он ещё идёт.
Строить оценку на факте
Следующий похожий проект оценивается по фактическим часам предыдущего, а не по памяти.
04 / Нюансы
Что учесть
Учёт часов не должен стать надзором
Если часы используют только для контроля, их начнут округлять в свою пользу. Учёт работает, когда помогает и планировать.
Не всё измеряется часами
Фиксированная стоимость, подписка и сопровождение считаются иначе. Часы нужны там, где работа продаётся временем.
Загрузка видна только вместе
Часы по одному проекту ничего не говорят. Картина появляется, когда видно загрузку всех специалистов на месяц вперёд.
05 / Первый шаг
Один закрытый проект
Возьмём последний завершённый проект и попробуем восстановить, сколько времени он занял.
- Как оценивали проект и что вошло в оценку.
- Где отмечается время специалистов, если отмечается.
- Сколько правок и согласований было сверх плана.
По итогу решим, где вести часы и как учитывать их в следующей оценке.