01 / Ситуация
Сотрудник вводит то, что уже есть в сделке
Акт в сделке готов. Сотрудник скачивает файл, в кабинете ЭДО прикладывает его к исходящему документу, находит контрагента по ИНН и руками пишет номер, дату и комментарий. Каждый документ потом подписывают отдельно.
Руководитель видит в карточке ссылку на документ ЭДО и считает, что акт ушёл клиенту. На деле клиент получит его только после подписи пакета.
02 / Причина
Сделка и кабинет ЭДО не передают друг другу акт
Что видит сделка
Готовый акт и ссылку на документ, когда его создали в ЭДО.
Чего она не видит
Подписан ли пакет и получил ли клиент акт.
Пакеты подписывают в отведённые дни, а не в день, когда появилась ссылка. Если файл и реквизиты не уходят из сделки сами, сотрудник переносит их руками на каждом акте.
03 / Подход
Ведём один акт от сделки до подписи
Сравниваем две записи
Кладём рядом акт в сделке и документ в ЭДО: файл, контрагент, номер, дата, комментарий, тип документа.
Отмечаем ручной ввод
Записываем, что сотрудник набирает заново, и выясняем, что из этого может передать связка Битрикс24 с ЭДО.
Разводим ссылку и подпись
Находим момент, когда появилась ссылка, и момент подписи пакета. Решаем, как в сделке отличить акт, который ждёт подписи, от отправленного.
04 / Нюансы
Что учесть
Тип документа путают
При ручной сборке в ЭДО вместо реализации в 1С уже оказывался счёт. Файл при этом правильный, но клиент получает не тот документ.
Тип зависит от признака на компании
Какой документ уйдёт клиенту, решает признак ЭДО в карточке компании. Что бывает, когда он пустой, — в отдельном разборе.
05 / Первый шаг
Реализации в 1С на стадии подписания
Откроем реализации в 1С, которые ждут подписи, и найдём акты, собранные в ЭДО второй раз.
- Акт и реквизиты из сделки.
- Документ в ЭДО со ссылкой из карточки.
- Дни, в которые подписывают пакеты.
Покажем, какой ручной ввод можно убрать и как в сделке видеть, что акт действительно ушёл клиенту.