01 / Ситуация
Просят сверку — начинается сбор
Запрос приходит от бухгалтерии клиента или от менеджера, который хочет закрыть месяц. Дальше нужно свести отгрузки, оплаты и возвраты за период.
Одни цифры лежат в 1С, другие в CRM, третьи в почте. Собирает обычно один человек, и делает это в свободное время — то есть неделю.
02 / Причина
Почему сверка занимает неделю
Данные в разных системах
Отгрузка в CRM, оплата в 1С, возврат в письме. Свести их можно только руками, и каждый раз заново.
Нет правила, что считать долгом
Один считает по дате документа, другой по дате оплаты. Пока правила нет, любая сверка — спор о методике.
Сверка становится быстрой, когда долг по клиенту считается из системы: отгрузки, оплаты и возвраты связаны, а правило подсчёта одно.
03 / Подход
Считать сверку из системы
Связать отгрузки и оплаты
У каждой оплаты есть отгрузка, у возврата — исходный документ. Тогда период по клиенту собирается из связанных записей.
Зафиксировать правило подсчёта
Долг считается по документам или по оплатам — правило одно и записано. Без этого сверка каждый раз новая.
Отдавать сверку из карточки
Акт формируется по клиенту за период и отправляется из карточки. Ручной сбор остаётся для спорных случаев, а не для всех.
04 / Нюансы
Что учесть
Расхождения — это нормально
Стороны могут считать по-разному. Важно, чтобы расхождение было видно построчно, а не обнаруживалось в конце месяца.
Несколько договоров у клиента
Сверка идёт по договору, а не по компании. Иначе суммы смешаются и разбирать их придётся вручную.
Подпись и ЭДО
Акт сверки тоже подписывают. Если он уходит через ЭДО, статус подписи должен быть виден в карточке.
05 / Первый шаг
Один клиент за квартал
Возьмём одного клиента и соберём сверку за квартал так, как это делают сейчас: засечём время и отметим, откуда бралась каждая цифра.
- Кто собирает сверку и сколько времени это занимает.
- Из каких источников берутся отгрузки, оплаты и возвраты.
- По какому правилу считается долг.
По итогу согласуем правило подсчёта и то, откуда сверка будет собираться.