01 / Ситуация
Деньги пришли раньше товара
По договору клиент платит вперёд. Платёж приходит, счёт отмечают оплаченным, сделка уходит в успех — и на этом работа с заказом заканчивается.
Отгрузка при этом не создаётся: её никто не отслеживает. Клиент ждёт товар, менеджер считает заказ закрытым, а срок поставки уже прошёл.
02 / Причина
Почему аванс путают с оплатой
Одно состояние на два события
Деньги за товар и товар за деньги — разные шаги. Если оба называются «оплачено», второй шаг теряется.
Счёт не связан с отгрузкой
Закрытый счёт не создаёт задачу на отгрузку. Связи между оплатой и движением товара нет.
Аванс работает, когда после него появляется обязательство: что отгрузить, в какой срок и кто за это отвечает.
03 / Подход
Разделить деньги и товар
Отдельное состояние «аванс»
Счёт оплачен авансом, но заказ не закрыт. В карточке видно, что деньги пришли, а товар ещё должен уехать.
Создавать отгрузку сразу
Оплата аванса создаёт заказ на отгрузку с датой и ответственным. Это не пожелание, а запись в системе.
Закрывать по факту отгрузки
Сделка становится успешной, когда товар ушёл, а не когда пришли деньги. Иначе отчёт считает несуществующие продажи.
04 / Нюансы
Что учесть
Частичный аванс
Клиент платит тридцать процентов. Это не «почти оплачено»: остаток остаётся долгом, а отгрузка — обязательством.
Аванс без договора
Если договора нет, нечего и отгружать по документу. Тогда аванс возвращают или оформляют сделку до оплаты.
Возврат аванса
Заказ отменили — деньги возвращают. Без отметки в счёте возврат живёт только в бухгалтерии, а сделка остаётся успешной.
05 / Первый шаг
Три авансовых заказа
Возьмём три последних заказа с предоплатой и посмотрим, что с ними сейчас: уехал товар или нет.
- Как в счёте отмечается предоплата и отличается ли она от полной оплаты.
- Кто узнаёт, что заказ пора отгружать.
- Что происходит со сделкой, пока товар не уехал.
По итогу согласуем состояния счёта, связь с отгрузкой и правило закрытия сделки.