01 / Ситуация
Договор отправлен,
а подписи всё нет
Менеджер передал договор клиенту, и карточка осталась на стадии отправленных документов. Проверка подписи закреплена за тем, кто отправил договор. Каждый рабочий день ему приходит напоминание посмотреть статус.
Пока статус не открыли, нельзя понять, что происходит с договором. Повторение уведомления лишь возвращает внимание к проверке, но не выполняет её за сотрудника.
02 / Причина
Робот шлёт уведомление в колокольчик,
но не двигает сделку и не ставит звонок
Что делает простое напоминание
Раз в рабочий день пишет менеджеру уведомление в колокольчик, которое легко пропустить в потоке сообщений.
Чего не хватает для контроля
Портал не проверяет статус документа в ЭДО автоматически, не создаёт обязательное дело на перезвон через заданный срок и не передаёт зависший договор другому сотруднику.
Кроме того, контроль оплаты счёта и контроль подписи договора идут по разным веткам: даже если счёт уже оплачен, неподписанный договор нужно дожать отдельно.
03 / Подход
Выстроить понятную цепочку дожима договора
Проверить отправку и ответственного
Сверяем документ, момент отправки, стадию и сотрудника, которому приходят ежедневные напоминания.
Настроить возврат к клиенту через согласованный срок
Если за согласованный срок — например, три рабочих дня — подписи нет, система не просто шлёт уведомление, а переводит сделку на повторный контакт с задачей связаться с клиентом.
Ограничить число холостых кругов у одного менеджера
Если менеджер несколько раз подряд возвращал договор на повторный контакт, а подписи всё нет, на следующий круг сделка автоматически передаётся другому сотруднику со звонком на сегодня.
04 / Нюансы
Как выглядит одна из рабочих схем: три дня и три круга
Три дня без подписи — возврат на контакт
Напоминание проверить статус приходит каждый рабочий день, а через три дня без подписи робот возвращает сделку на стадию повторного звонка клиенту.
После трёх безуспешных кругов — смена менеджера
Когда один сотрудник три раза прошёл цикл «отправил — 3 дня ожидания — перезвонил» без результата, система меняет ответственного и сразу ставит новому менеджеру звонок на текущее время.
История нужна новому ответственному
В карточке должны оставаться сам отправленный файл и комментарии прошлых звонков, чтобы новый менеджер продолжил разговор по делу, а не начинал с нуля.
05 / Первый шаг
Договор, который давно отправлен
Выберем документ, оставшийся на стадии ожидания. Посмотрим не только уведомления, но и проверку подписи после них.
- Отправленный договор и доступный статус подписи.
- Напоминания и записи повторных контактов.
- История смены ответственных и назначенный звонок.
Согласуем контроль проверки, возврат на контакт и передачу после повторных кругов.