01 / Ситуация
Бумага есть, полномочий не видно
Доверенность оформляют на фирменном бланке, подписывают и отдают водителю. Копию отправляют менеджеру — на всякий случай.
На складе контрагента бумагу не принимают: там документы сверяются автоматически, и нужна запись в реестре доверенностей.
02 / Причина
Почему бумажная не проходит
МЧД проверяется машиной
Машиночитаемая доверенность — это файл с подписью, который система сверяет автоматически. Скан бумажного документа так не проверить.
Срок и полномочия должны читаться
В МЧД видно, на что уполномочен человек и до какой даты. Бумажную доверенность каждый раз читают глазами.
МЧД работает, когда она выпущена заранее, лежит рядом с контрагентом и её реквизиты видны в момент отгрузки — а не ищутся в переписке.
03 / Подход
Выпустить заранее, а не в день отгрузки
Понять, где МЧД требуется
Отгрузка, вывоз, подписание документов. Для каждой ситуации — свой набор полномочий и свой срок.
Завести МЧД до первой отгрузки
Доверенность выпускается в сервисе и хранится вместе с контрагентом. Тогда в день отгрузки не нужно ничего досоздавать.
Проверять перед выездом
Получатель, срок и полномочия сверяются до того, как машина загружена. Просроченная МЧД дальше не идёт.
04 / Нюансы
Что учесть
Несколько доверенных лиц
У контрагента может быть несколько получателей. У каждого — своя МЧД, и в сделке нужно указывать, кто именно забирает.
МЧД на другую организацию
Типичная ошибка в группах компаний: доверенность выдана одной фирмой, а отгрузка идёт на другую. Полномочия не совпадают.
Бумага иногда всё равно нужна
Часть складов просит бумажный экземпляр даже при наличии МЧД. Это отдельный регламент, а не замена электронной доверенности.
05 / Первый шаг
Одна отгрузка до конца
Возьмём последнюю отгрузку и пройдём по ней: кто получал, на каком основании и где лежит подтверждение.
- Кто проверяет доверенность перед выездом.
- Где хранятся документы и как их находят.
- Были ли отгрузки по просроченной доверенности.
По итогу решим, выпускаем МЧД или ограничиваемся карточкой с полями и файлом.