01 / Ситуация
Документы есть, открыть их некому
Клиент просит копию подписанного акта. Менеджер открывает сделку, видит вложение и получает отказ в доступе. Файл физически на месте, но принадлежит папке уволенного сотрудника.
Похожая история — когда сотрудник уходит в длительный отпуск или переходит в другой отдел: доступ к его папке остаётся у него, а коллеги работают вслепую.
02 / Причина
Права идут от папки, а не от сделки
Файл в личной папке
Документ загружен в личный раздел сотрудника. Права на него наследуются от владельца, а не от карточки клиента, к которой он прикреплён.
Владение не передали
При увольнении отключают учётную запись, но папки и файлы остаются за ней. Передача владения — отдельное действие, и по умолчанию её никто не делает.
Документы клиентов должны лежать в общих папках компании, а доступ к ним — определяться ролью сотрудника. Тогда увольнение не влияет на историю сделки.
03 / Подход
Разделить личное и общее, передавать владение
Развести папки
Определяем, что хранится в общих папках компании: договоры, закрывающие документы, документы по объектам. Личные папки остаются для рабочего мусора и черновиков.
Настроить права по ролям
Доступ к общим папкам задаём группами: отдел продаж, бухгалтерия, руководитель. Уволенный сотрудник выпадает из группы — и доступ закрывается сам.
Добавить передачу при увольнении
В чек-лист увольнения добавляем передачу владения папками, делами и карточками. Тогда следующий сотрудник открывает документы сразу.
04 / Нюансы
Что важно не упустить
Корзина не спасает
Удалённые файлы какое-то время лежат в корзине, но не бесконечно. Если документ нужен клиенту через полгода, корзина уже не поможет.
Вложения в письмах
Файл, отправленный письмом, хранится в переписке, а не в папке. Это отдельное место, и его тоже стоит учитывать при увольнении.
Коробка и облако
В коробочной версии резервные копии и права настраиваются иначе, чем в облаке. Порядок передачи владения нужно проверить в вашей версии портала.
05 / Первый шаг
Один уволенный и его карточки
Возьмём последнее увольнение и проверим, что осталось за сотрудником: папки, файлы в сделках, задачи. Уже на этом шаге видно масштаб.
- Кто и где хранит документы клиентов сейчас.
- Какие папки общие, а какие личные.
- Есть ли чек-лист увольнения и кто его выполняет.
По итогу согласуем структуру общих папок, права и порядок передачи владения.