01 / Ситуация
Прибыль в отчёте, пусто на счетах
Сделки закрываются на стадии «Успех», отчёт по продажам считает их выручку. Счёт выставлен, но не оплачен — в отчёте этого не видно: сделка уже успешна.
Часть денег вложена в склад: товар куплен, лежит, ждёт покупателя. Часть висит в дебиторке: клиенты заплатят позже, а кто-то не заплатит вовсе. В карточках сделок этих сумм нет, поэтому кассу считают отдельно, в таблице.
02 / Причина
Почему прибыль и деньги расходятся
Выручку считают по сделкам
Сделка закрывается, когда клиент согласился. Деньги приходят позже, иногда другой суммой и в другую дату.
Счёт живёт отдельно от сделки
Счёт — отдельная сущность со своими стадиями: выставлен, оплачен частично, оплачен. В сделке этих стадий не видно, а в 1С они есть.
Сходится, когда в карточке видно не только сумму сделки, но и сколько по ней пришло, сколько ждём и к какой дате.
03 / Подход
Оплаты в карточке, суммы из 1С
Связать счёт со сделкой
Счёт создаётся из сделки и остаётся с ней связанным. Оплата по счёту — факт по этой сделке, а не строка в бухгалтерской таблице.
Показывать остаток к оплате
В карточке видно, сколько выставлено, сколько пришло и сколько осталось. Стадия счёта меняется по поступлению, а не по слову менеджера.
Смотреть деньги до платежа
Отчёт по ожидаемым поступлениям строится по неоплаченным счетам с датами. Его смотрят заранее, а не в день, когда нужно платить.
04 / Нюансы
Что учесть
Прибыль и деньги — два разных отчёта
Свести их в одну цифру нельзя: прибыль фиксирует заработанное, касса — то, что пришло на счёт к сегодняшнему дню. Разница в датах и создаёт разрыв.
Дебиторка без срока — не дебиторка
Сумма без даты ожидаемой оплаты ничего не говорит о разрыве. Дата оплаты должна быть в счёте, иначе прогноз собрать не из чего.
Склад — тоже замороженные деньги
Отчёт по оплатам не покажет, что деньги ушли в товар. Закупки видны в 1С, и без них картина кассы остаётся неполной.
05 / Первый шаг
Месяц, когда не хватило денег
Возьмём месяц, когда денег не хватило на обязательные платежи, и разберём, где они были в этот момент.
- Какие счета были выставлены и какие оплачены.
- Сколько денег ушло в закупки и лежит на складе.
- Из какой таблицы берут суммы, когда считают, хватит ли денег.
По итогу станет видно, сколько денег придёт и когда, — до того, как наступит день платежа.