01 / Ситуация
Сделки есть, истории нет
Менеджер договаривается по телефону, присылает счёт из почты и уточняет детали в мессенджере. В карточке — только название и сумма, если он успел её завести.
Когда клиент звонит повторно, разговор начинается с нуля. Когда руководитель смотрит отчёт, он видит пустые поля и делает вывод, что работа не ведётся.
02 / Причина
Почему не заполняют
Заполнение не входит в результат
Менеджера оценивают по продажам, а не по карточкам. Пока заполнение не влияет на следующий шаг, оно всегда последнее в очереди.
Полей слишком много
Десятки обязательных полей в момент разговора никто не заполнит. Форма, рассчитанная на отчёт, мешает работать.
Заполнение работает, когда оно короткое, встроено в шаг и без него нельзя двинуть сделку дальше.
03 / Подход
Заполнение как условие шага
Сократить обязательные поля
Оставить пять-шесть, без которых нельзя продолжить работу: клиент, потребность, сумма, следующий шаг, дата. Остальное — по желанию.
Привязать к смене стадии
Стадия не меняется, пока не заполнены нужные поля. Это не наказание, а правило процесса: без данных следующий шаг не имеет смысла.
Заполнять в момент разговора
Короткая форма с телефона во время звонка занимает меньше минуты. Заполнение после — уже восстановление по памяти, и его не делают.
04 / Нюансы
Что учесть
Руководитель заполняет так же
Если начальник сам не ведёт карточки, правило не работает. Это первое, что замечают сотрудники.
Наказывать не за пустое поле
Штраф за незаполненную карточку учит заполнять для отчёта. Нужно наоборот: показать, что с заполненной карточкой работать легче.
Переносить старые сделки
Если в базе сотни пустых карточек, порядок наводят постепенно: сначала те, что в работе, остальные — по мере обращения.
05 / Первый шаг
Пять сделок в работе
Возьмём пять активных сделок и посмотрим, что в них заполнено, а что менеджер держит в голове.
- Какие поля обязательны сейчас и сколько их.
- Что менеджеры пишут в мессенджере вместо карточки.
- Кто в компании следит за порядком в базе.
По итогу сократим обязательные поля и привяжем их к смене стадии.