01 / Ситуация
Клиент считает, что записан. А в расписании его нет
На сайте есть форма записи: клиент выбирает услугу, дату и время, получает подтверждение на почту. Дальше он приходит — и выясняется, что в расписании этого времени нет.
Вторая сторона той же проблемы: слот на сайте не учитывает занятость специалиста. Двое записались на одно время, и одному из них придётся переносить визит по телефону.
02 / Причина
Форма записи и расписание живут порознь
Форма отправляет письмо, а не событие
Заявка с сайта приходит на почту или в чат. Календарь о ней не знает, пока администратор не внесёт запись руками.
Слоты не знают о занятости
Свободное время на сайте — это список, который кто-то обновляет. Реальная занятость сотрудника и кабинета в нём не учитывается.
Онлайн-запись работает, когда форма, расписание и карточка клиента связаны: выбранный слот сразу занимает время ресурса, а запись появляется в CRM с ответственным и напоминанием.
03 / Подход
Связать запись, расписание и карточку
Описать ресурсы и слоты
Определяем, что именно занимает время: сотрудник, кабинет, оборудование. От этого зависит сетка слотов и правила переноса.
Настроить создание записи
Выбранный слот создаёт событие в календаре и запись в CRM с контактом клиента. Подтверждение, напоминание и перенос уходят автоматически.
Добавить отмены и лист ожидания
Если клиент отменил запись, слот освобождается, а следующий из листа ожидания получает предложение. Без этого пустое окно остаётся пустым.
04 / Нюансы
Где чаще всего рвётся
Запись и заявка — разные события
Клиент может оставить заявку «перезвоните» или сразу записаться на время. Смешивать их в одном потоке нельзя: у записи есть слот, у заявки — нет.
Несколько филиалов и специалистов
Если у компании две точки, у каждой свой набор ресурсов и своя сетка. Слоты одного филиала не должны показываться клиенту другого.
Правила отмены
За сколько часов можно отменить, что происходит с предоплатой, кого уведомлять — это решается до запуска, иначе администратор снова всё делает руками.
05 / Первый шаг
Один день записей
Возьмём один рабочий день: сколько записей пришло через сайт, сколько из них реально дошло до календаря и сколько пришлось переносить.
- Что клиент выбирает при записи: услугу, врача, филиал, время.
- Кто сейчас вносит запись в расписание и по какому каналу.
- Что должно происходить при отмене и переносе.
По итогу согласуем сетку слотов, связь с карточкой клиента и правила уведомлений.