01 / Ситуация
Машину ждать не стали
Заказ собирают к отгрузке. По двум позициям на складе не хватает: одна закончилась, вторая в другой партии с иным артикулом.
Кладовщик ставит похожие, чтобы не задерживать машину. В накладной остаются исходные позиции — расхождение обнаруживается у клиента.
02 / Причина
Почему замена проходит молча
Недостача видна только на складе
В момент сборки не хватает позиции, но менеджер об этом не знает: сигнал остаётся у кладовщика.
Замена не оформляется
Аналог кладут вместо позиции, а документ не меняется. Формально отгружено то, что заказано.
Замена работает, когда она оформлена: недостача видна заранее, а аналог ставится только с согласия клиента и отражается в документе.
03 / Подход
Недостача до сборки, замена по согласию
Проверять заказ по остаткам сразу
При подтверждении заказа видно, что именно не покрывается остатком — до того, как машину начали собирать.
Замена только с согласием
Аналог предлагается клиенту и подтверждается им. Без подтверждения позиция считается несобранной.
Отражать в документах
В накладной, счёте и сделке — та позиция, которая реально уехала. Иначе расходятся не только бумаги, но и учёт.
04 / Нюансы
Что учесть
Аналог не всегда хуже
Иногда замена выгоднее клиенту. Важно не «нельзя заменять», а «нельзя заменять без разговора».
Частичная отгрузка — вариант
Отгрузить имеющееся, а остальное позже бывает честнее, чем подмена. Это решение клиента, а не склада.
Артикулы-двойники
Похожие позиции с разными артикулами — частая причина путаницы. Различие должно быть видно в интерфейсе, а не только в наименовании.
05 / Первый шаг
Один заказ и одна сборка
Возьмём последний оптовый заказ и посмотрим, что происходило при сборке.
- Когда видно, что позиций не хватает.
- Кто принимает решение о замене и как оно фиксируется.
- Совпадают ли документы с тем, что реально уехало.
По итогу добавим проверку остатков и правило замены.