01 / Ситуация
Шаблон готов, подставлять нечего
Договор и счёт печатают из карточки по шаблону: в тексте стоят переменные, при печати в них подставляются данные сделки и компании.
Если поле в карточке пустое, подставлять нечего — в документе остаётся пропуск. Менеджер дописывает реквизиты от руки или правит файл в Word, и это уже другая версия документа.
02 / Причина
Проблема не в шаблоне, а в полях под ним
Переменная берёт только своё поле
Если в шаблоне стоит название компании, а в карточке лежит короткое имя, в договор уйдёт короткое. Шаблон не проверяет смысл — он подставляет значение.
Печать из сделки и из контакта даёт разное
Шаблон, привязанный к сделке, не видит реквизиты контакта. Отсюда пустые блоки именно в тех документах, где они нужны.
Генератор документов работает только вместе с данными: сначала обязательные поля и их источник, потом шаблон с правильными переменными.
03 / Подход
Сначала поля, потом печать
Сверить переменные с полями
Каждой переменной в шаблоне — конкретное поле и место, откуда оно берёт значение. Это делается один раз и проверяется на живых карточках.
Сделать нужные поля обязательными
Без реквизитов и суммы сделка не печатается. Это дешевле, чем находить пустое место на подписанном договоре.
Проверить на последних сделках
Печатаем несколько недавних сделок и смотрим, где остались пропуски, а где подставилось не то. Так видны все расхождения сразу.
04 / Нюансы
Что учесть
Несколько юрлиц у клиента
Реквизиты разные, и шаблон должен брать тот, что выбран в сделке, а не первый из карточки компании.
Шаблон устаревает молча
Изменили формулировку — старые сделки начинают печатать иначе. Нужна версия шаблона и дата, с которой он действует.
Печать — это не подпись
Генератор документов собирает файл, а подписывают его отдельно: бумагой или электронной подписью. Это два разных шага, и их легко перепутать.
05 / Первый шаг
Пять последних договоров
Возьмём пять последних договоров: где в них дописывали руками и что именно отсутствовало в карточке.
- Какие шаблоны используются и кто их правит.
- Из какой карточки печатают: сделка, контакт или компания.
- Что чаще всего остаётся пустым.
По итогу согласуем обязательные поля и поправим переменные в шаблонах.