01 / Ситуация
Система без хозяина
Всё работало: заявки приходили, обмен с 1С шёл, документы печатались. Подрядчик отвечал на вопросы в тот же день, и это казалось нормой.
Потом он перестал отвечать. Появилась задача — изменить реквизиты в шаблоне договора — и выяснилось, что в компании никто не знает, где этот шаблон и откуда берутся данные.
02 / Причина
Почему так вышло
Доступы у одного человека
Права администратора остались у подрядчика. У компании нет ни своего входа, ни понимания, что и где настроено.
Решения не записаны
Почему выбрана такая стадия, откуда берётся цена, что делает робот — всё это жило в переписке, а не в документе.
Систему можно принять, когда у компании есть доступы, описание настроек и хотя бы один человек внутри, который понимает логику.
03 / Подход
Принять систему
Собрать доступы
Административный вход, доступ к серверу или хостингу, к интеграциям и к сервисам, через которые идут письма и звонки.
Описать, что настроено
Направления и стадии, роботы, обмен с 1С, шаблоны документов. Коротко, но так, чтобы новый человек мог разобраться.
Назначить ответственного внутри
Не обязательно технического специалиста: достаточно человека, который знает, к кому идти с вопросом.
04 / Нюансы
Что учесть
Документация — не роман
Достаточно таблицы: что настроено, где находится, кто отвечает. Большой документ никто не прочитает и не обновит.
Передача — это проверка
Лучший тест: новый подрядчик по описанию делает небольшую правку. Если получилось — система принята.
Коробка сложнее облака
Если портал на своём сервере, добавляются доступы к серверу, резервные копии и порядок обновлений.
05 / Первый шаг
Список доступов и настроек
Начнём с простого: перечислим, к чему у компании есть доступ, а что закреплено за подрядчиком.
- Кто сейчас администратор портала.
- Где описаны настройки: направления, роботы, обмен.
- Кто внутри компании может ответить на вопрос о системе.
По итогу составим список того, что нужно передать в первую очередь.