01 / Ситуация
Один документ из трёх источников
Счёт сформировали в портале, отгрузку провели в 1С, а УПД собирают в шаблоне Word: копируют номер, дату, позиции, суммы.
Каждая копия — перенос руками. Ошибка видна не сразу, а при сверке или от клиента.
02 / Причина
Почему УПД собирают руками
Документ не привязан к сделке
Счёт есть в карточке, накладная в учёте, а УПД — файл на рабочем столе. Он ни к чему не относится.
Шаблон живёт отдельно
Форму правили последний раз год назад. Она не берёт данные, а служит заготовкой для копирования.
УПД решается печатью из данных: форма подставляет реквизиты, позиции и суммы из счёта, а нумерация идёт по правилу, а не по памяти.
03 / Подход
Печатать документ из данных
Сверить форму с полями
Каждое поле УПД находится в карточке или в учёте. Если чего-то нет — поле добавляется, а не дописывается руками.
Настроить печать из счёта
Документ формируется из счёта: позиции, количество, цены, реквизиты. Один источник — одна цифра.
Проверить нумерацию и даты
Номер и дата не вводятся вручную. Они берутся из правила, иначе два документа получат один номер.
04 / Нюансы
Что учесть
УПД и счёт-фактура
С 2021 года УПД заменяет оба документа. Если в компании печатают и то и другое, они должны сходиться по данным.
Исправления и корректировки
Исправительный документ — отдельная форма со своими полями. Перепечатать старый нельзя.
Электронный обмен
Если документы уходят через ЭДО, печатная форма нужна только для внутренних нужд и архива.
05 / Первый шаг
Пять последних отгрузок
Возьмём пять отгрузок: сравним счёт, накладную и УПД по номерам, датам и суммам.
- Где формируется УПД сейчас и кто это делает.
- Совпадают ли номера и даты с счётом.
- Как часто документы возвращаются на исправление.
По итогу согласуем обязательные поля и настройку печати из счёта.