01 / Ситуация
Маршрут ведёт к тому, кого нет
Процесс настроен на конкретную должность: руководитель отдела. Заявление уходит туда автоматически — и там остаётся.
Если этот руководитель в отпуске, на больничном или уволился, маршрут не меняется. Заявка ждёт, а сроки, к которым она нужна, проходят.
02 / Причина
Почему маршрут не учитывает структуру
В маршруте зашито имя или должность
Конкретный человек удобен, пока он на месте. При замене маршрут приходится править вручную — и об этом вспоминают после сбоя.
Отсутствия не учитываются
Процесс не знает про отпуск, если это не отмечено в системе. Он честно отправляет задачу человеку, которого нет.
Маршрут работает, когда согласующий берётся из структуры и учитывает, кто сейчас доступен, а кто нет.
03 / Подход
Брать согласующего из структуры
Привязать к подразделению
Согласующий определяется по структуре компании, а не по фамилии. Сменился руководитель — маршрут не ломается.
Добавить замену на отсутствие
Если согласующий недоступен, задача уходит заместителю. Это правило, а не просьба в чате.
Проверять маршрут на живом примере
Тестовая заявка проходит путь целиком. Так видно, к кому она пришла, а не только что процесс запустился.
04 / Нюансы
Что учесть
Структура должна быть настоящей
Если подразделения в портале заведены формально, маршрут будет уходить не туда. Сначала структура, потом процесс.
Иногда согласующих двое
Кадры и непосредственный руководитель смотрят заявление по-разному. Маршрут может идти параллельно, если это осознанное решение.
Замена и ответственность
Заместитель согласует вместо руководителя и несёт за это ответственность. Это стоит проговорить, а не только настроить.
05 / Первый шаг
Одно заявление и один маршрут
Возьмём последнее заявление и посмотрим, к кому оно ушло и почему.
- К чему привязан согласующий: человек, должность, подразделение.
- Что происходит, если согласующий недоступен.
- Совпадает ли структура в портале с реальной.
По итогу привяжем маршрут к структуре и добавим замену на отсутствие.