01 / Ситуация
Отдел свой вопрос решил, но оформление не закончено
Сотрудник сообщил начальнику об отпуске и получил согласие. Внутри отдела договорились, что человек может отсутствовать. Однако заявления, с которым можно продолжить оформление и расчёт, у бухгалтерии нет.
Обычно заявление проходит по очереди начальника отдела, руководство и бухгалтерию. У каждого из них своя часть решения.
02 / Причина
Согласие должно перейти в документ
Отдел и руководство
Начальник оценивает возможность отпустить сотрудника, руководство подтверждает отпуск для компании.
Бухгалтерия
Получает заявление после предыдущих согласований и выполняет свою часть расчёта.
Стадия на портале показывает, на каком шаге заявление и кому оно передано. Но решение согласующего и работу бухгалтерии он не заменяет. Поэтому проверяем путь самого заявления, а не только разговор с начальником.
03 / Подход
Восстанавливаем последний пройденный шаг
Найти само заявление
Устанавливаем, создан ли документ после устного согласия и совпадают ли в нём период и сведения сотрудника.
Сверить решения участников
Проверяем последовательность начальника отдела и руководства. Находим, на каком этапе передача остановилась.
Подтвердить получение
Уточняем у бухгалтерии, поступил ли документ, и смотрим, видит ли сотрудник, на каком шаге его заявление.
04 / Нюансы
Что учесть
Начальник ответил устно
Разговор сам не создаёт и не передаёт заявление. Нужно проверить, какое действие должно зафиксировать согласие в рабочем маршруте.
Есть только первое подтверждение
Подпись начальника — ещё не решение руководства и не расчёт. По статусу должно быть видно, какой этап уже пройден.
Документ отправили дальше
Передача бухгалтерии и её последующая обработка — отдельные события. Уведомление об отправке не стоит выдавать за готовый результат расчёта.
05 / Первый шаг
Отпуск разрешён, заявления у бухгалтерии нет
Проследим один такой случай от разговора с начальником до последнего подтверждённого действия по документу.
- Заявление либо сведения о его отсутствии.
- Решения начальника отдела и руководства.
- Подтверждение передачи бухгалтерии.
Определим точку остановки и согласуем контроль движения. Сотрудник должен видеть, что уже пройдено и какой шаг ещё требуется.