01 / Ситуация
Деньги есть, документа нет
Оплата приходит наличными или картой через эквайринг — на каждую нужен чек. А пробивает его кассир, вручную. Между этими действиями нет связи: оплата закрывает сделку, касса об этом не знает.
Чек пробивают вручную, когда вспомнят. Часть оплат остаётся без документа, и узнаёт об этом компания — от клиента или при сверке.
02 / Причина
Почему чек не пробивается
Касса и CRM не связаны
Оплата фиксируется в портале, а касса работает отдельно. Одно событие не запускает другое.
Чек зависит от человека
Пробить документ — ручное действие. В загруженный день про него вспоминают последним.
Сходится, когда оплата сама даёт сигнал кассе, а непробитые чеки собираются в отдельный список для разбора.
03 / Подход
Чек по факту оплаты
Связь кассы с порталом
Касса подключается к CRM, и оплата в сделке становится событием, на которое она реагирует.
Чек при смене стадии
Когда сделка переходит на стадию «Оплачено», робот отправляет документ в кассу. Отдельное напоминание кассиру не нужно.
Список оплат без чека
Оплаты, по которым документ не прошёл, попадают в список. Его смотрят перед закрытием смены, а не ищут в выписке.
04 / Нюансы
Что учесть
Возврат — это тоже чек
При возврате денег нужен чек возврата. Если операцию не отразить, кассовая отчётность разойдётся с оплатами.
Не все оплаты идут через кассу
Безналичный расчёт по счёту и оплата картой через эквайринг отражаются по-разному. Схему стоит собрать под каждый способ.
Ошибки обмена нужно видеть
Если касса недоступна или документ не прошёл, об этом должен узнать ответственный. Молчащая ошибка дороже явной.
05 / Первый шаг
Одна оплата без чека
Возьмём последнюю оплату, по которой клиент просил документ, и пройдём по её пути.
- Как оплата попадает в сделку.
- Кто и когда пробивает чек.
- Что происходит, если чек не прошёл.
По итогу свяжем кассу с оплатой и заведём список непробитых чеков.