01 / Ситуация
Клиент спрашивает баланс, менеджер считает по таблице
При работе по предоплате доверенность на вывоз выдают под баланс клиента. Клиент спрашивает, сколько у него на счёте, и менеджер отвечает по таблице. Квитанции пересчитывают там же, доверенность выпускают руками.
Пока менеджер считает, клиент ждёт документ и не может забрать оплаченное. Каждую доверенность собирают по одной, и за всеми уследить трудно.
02 / Причина
Баланс живёт в таблице, а клиент его не видит
Что видит бухгалтерия
Сколько у клиента на счёте, сколько нужно держать и сколько внести, чтобы вывоз не встал.
Что видит клиент
Только то, что ему назовёт менеджер, когда пересчитает таблицу.
Пока баланс ведут в отдельной таблице, автоматизировать выпуск доверенности нельзя: у системы нет подтверждённого остатка и привязки к действующему договору.
03 / Подход
Проходим путь от предоплаты до доверенности
Сверяем баланс
Сравниваем таблицу менеджера с данными бухгалтерии и смотрим, из каких квитанций складывается сумма.
Проверяем, куда легла оплата
Выясняем, к какой точке клиента и какому договору отнесён платёж.
Смотрим выданные доверенности
Ищем повторы и доверенности по закрытым договорам, сверяем сроки действия.
04 / Нюансы
Что учесть
Доверенность привязана к оплате, а не к договору
Если оплата пришла, документ уйдёт, даже когда договор уже закрыт. Это нужно проверять отдельно.
Оплата легла не на ту точку
Для кабинета это всё равно оплата. Доверенность уйдёт, а вывоз по нужной точке так и не откроется.
05 / Первый шаг
Предоплаты, по которым ждут доверенность
Соберём платежи, по которым клиент ещё ждёт документ на вывоз.
- Таблицу баланса и квитанции.
- Точки клиента и договоры.
- Уже выданные доверенности.
Покажем, к какой точке легла каждая оплата и почему доверенность по ней ещё не ушла.