01 / Ситуация
Правила нигде не записаны
Данные клиентов собирают годами: заявки, звонки, переписка, документы. Кто и что с ними делает — знает каждый по-своему.
Когда спрашивают, какие данные компания обрабатывает, где они лежат и кому открыты, ответ приходится собирать на ходу — и половина ответа заканчивается фразой «наверное, так».
02 / Причина
Почему документов нет
Работа идёт, бумаги не нужны
Пока не спрашивают, кажется, что всё в порядке. Порядок появляется после вопроса — и тогда делается в спешке.
Данные во многих местах
Портал, почта, мессенджеры, файлы, внешние сервисы. Пока нет списка мест, нет и понимания объёма.
Проверяют не знание закона, а записи: перечень данных, места хранения, доступы и основания. Без них любой ответ — только слова.
03 / Подход
Собрать минимальный набор
Перечень данных и целей
Какие данные собираем и зачем: заявка, договор, доставка, рассылка. Коротко и по делу.
Места хранения и доступы
Где лежит каждое: портал, почта, внешний сервис. Кто и по какой роли видит.
Ответственный и порядок
Один человек отвечает за обработку. Есть порядок: как принимаем запросы, как отвечаем, как удаляем.
04 / Нюансы
Что учесть
Сроки хранения
Данные нельзя держать вечно. Если срок не определён, проверка увидит свалку, а не архив.
Доступы — часть документов
Права в портале должны совпадать с тем, что заявлено в реестре. Расхождение сразу заметно.
Не только внедрение
Порядок собирается один раз и живёт вместе с компанией. Это не разовая акция к проверке.
05 / Первый шаг
Один перечень
Возьмём одну категорию — например данные покупателей — и опишем путь: где появились, где хранятся, кто видит.
- Какие данные вообще собираем и не собираем ли лишнее.
- В каких системах они лежат и кто к ним открывает доступ.
- Кто отвечает за обработку и куда приходит запрос.
По итогу составим перечень, реестр мест и назначим ответственного.