01 / Что за этап
Портал настроен —
не значит, что работает
Портал обычно помнит несколько эпох: сначала контакты заводили руками, потом заливали из таблицы, потом переносили из другой системы. Следы остались в базе — одна и та же компания записана дважды, телефон в одной карточке, почта в другой, часть полей пустая.
Проверку начинают с выгрузки списков контактов и компаний. Дубли ищут по телефону, почте и названию: по тысяче строк глазами этого не увидеть. Отдельно смотрят, в скольких карточках пусто там, где поле уже обязательно: правило есть, данных нет.
02 / Данные
Дубли и пустые поля:
откуда они берутся
Дубли после переноса
Карточки заводили в разное время и в разных местах, а при переносе проверку по телефону не делали. У клиента оказывается два контакта, история разговоров разложена по обоим, и менеджер не знает, в какую карточку писать.
Обязательные поля добавили позже
Поле сделали обязательным, когда в портале уже были тысячи карточек, и заполнять его задним числом никто не стал. Формально правило есть, фактически в старых карточках пусто, а отчёты считают именно по этим полям.
После карточек — воронки. Перечень показывает, какие заводили и какие из них живые: где сделки есть на разных стадиях, а где одна-две и все в конце. Воронка без сделок или с карточками, которые стоят на первой стадии годами, обычно осталась от прежней схемы работы.
03 / Шесть проверок
Шесть проверок
после данных
Права: кто заходит и что видит
Список сотрудников читают целиком: кто активен, кто уволен, но учётная запись жива. Отдельно — администраторы «на всякий случай» и роль с доступом ко всем сделкам вместо только своих. Один логин на отдел стирает авторство: в «Делах» и истории карточки всё подписано одним именем.
Автоматизация: что запускается по факту
По каждой воронке выписывают, что запускается на стадии: какие триггеры срабатывают на событие и какие роботы за ними идут — что они меняют в полях, какие задачи ставят, какие письма отправляют. Название робота ничего не значит — важно, что происходит в момент перехода сделки. Туда же бизнес-процессы: какие шаблоны реально запущены и на каком шаге встают.
Дела в карточках
Активности показывают, доходит ли работа до людей: у дела от робота может быть указан ответственный, а может не быть никого — и тогда задача висит ничьей. Второй вариант выглядит настроенным и не работает.
Интеграции: что подключено и что живо
1С, телефония, сайт, почта — у каждой смотрят, когда проходил последний обмен и какие записи не дошли. Подключённая интеграция и работающая — разные вещи: обмен мог встать месяц назад, и об этом никто не знает, потому что ошибки никуда не выводятся.
Отчёты: из чего считаются
Сначала выясняют, какие поля участвуют в расчёте и кто их заполняет, потом сверяют суммы сделок с тем, что прошло по 1С. Если суммы расходятся, вопрос обычно не к самому отчёту, а к полям и данным, по которым он считается.
Чью работу облегчает раздел
У каждого раздела есть потребитель: тот, кто в нём работает, или тот, кто по нему отчитывается. Воронка нужна менеджеру, чтобы понять следующий шаг, а сводка — руководителю. Если раздел облегчает только отчётность и ничего не даёт исполнителю, он останется пустым. Это объясняет незаполненные карточки точнее, чем разговор о дисциплине.
04 / Ошибки при проверке
Почему аудит
ничего не меняет
Список вместо карты
Отчёт на сто пунктов выглядит солидно и не двигает ничего: закрывать его будут месяц, а приоритет так и не появится. Карта полезнее списка — в ней сверху стоит самое дорогое по последствиям, а не самое заметное.
Проверяют настройки без людей
Смотрят список настроек, а не следы работы: робот в списке есть — значит, считается работающим. Проверяется он только по делам и истории карточек: там видно, что он создал за последний месяц, а чего не создал. Похожий случай — робот настроен, а молчит.
Верят, что интеграция работает
Раз подключена — значит работает. Так думают до первого расхождения с 1С: заявки уходят в интеграцию и не возвращаются, а выясняется это через месяц, когда сверяют деньги. Похожий случай — обмен подключён, а оплату ищут у бухгалтерии.
Считают отчёт верным, если цифры не пустые
Правдоподобные числа выглядят как ответ. Отчёт не пустой и не падает, поэтому его считают верным — до первой сверки с деньгами, где выясняется, что половина сделок не посчитана. Похожий случай — продажа есть, в каналах её нет.
Берутся за права и роботов раньше данных
Дубли и пустые поля ломают и автоматизацию, и отчёты: робот отработает по двум карточкам одного клиента, а отчёт посчитает две сделки. Сначала база, потом механика.
05 / С чего начать
С чего начать,
если некогда
Начать можно с одного участка, не обходя весь портал. Этих трёх списков хватает, чтобы увидеть картину и понять, где больно больше всего: остальные проверки идут по ним же — от данных к тому, что на них опирается.
- Список сотрудников с ролями и статусом: кто заходит, кто уволен, у кого полные права.
- Выгрузка контактов и компаний — для поиска дублей по телефону, почте и названию.
- Перечень интеграций: что подключено и когда прошёл последний успешный обмен.
Аудит занимает от одного до нескольких дней — зависит от объёма карточек и числа интеграций. На выходе — карта: что есть, что настроено, но не работает и чего нет совсем; сверху то, что мешает считать деньги и держать клиентов.
06 / Разборы по теме
Как это ломается на практике
- Портал настраивал прошлый подрядчик, никто не знает как — исходная точка аудита: роботы работают, а зачем — неизвестно.
Читать разбор - Уволенный сотрудник всё ещё заходит в портал — первая проверка: живые учётные записи уволенных.
Читать разбор - Импорт создал дубли вместо обновления — откуда берутся дубли, которые ищут в первом разделе.
Читать разбор - Робот настроили, а он молчит — как проверять робота по факту, а не по названию.
Читать разбор - Продажа есть, в каналах её нет — почему отчёт сходится не всегда: вопрос к данным, а не к отчёту.
Читать разбор