01 / Ситуация
Новая запись
не показывает старые деньги
Менеджер открывает созданную заново компанию и проверяет её счёт. Оплаты на ней нет: поступление связано с прежним контрагентом. Повторный ввод названия не переносит банковское поступление и не связывает документы.
Разделяется не только финансовая история. Вместе с контрагентом передаётся адрес, а на второй карточке он может отсутствовать или отличаться. Следующее действие использует ту запись, которая открыта сейчас.
02 / Причина
Найти компанию
и сохранить её связи
Поиск в портале
Помогает выбрать существующую запись и не создавать новую только потому, что прежняя не нашлась с первого взгляда.
Документы учёта
Используют конкретного контрагента. Заказ в 1С должен получить существующую связанную запись, а не ещё одну компанию с похожим именем.
Налаженный поиск останавливает появление новых дублей. Уже разделённые счета, оплаты и адреса разбираем отдельно: переименовать дубль недостаточно.
03 / Подход
Сравнить две компании и один счёт
Восстановить поиск
Проверяем, как сотрудник искал компанию, какие идентификаторы доступны и почему выбрал создание. Сопоставляем обе записи, не полагаясь только на название.
Проследить связи документов
Находим счёт, платёж и соответствующие записи 1С. Выясняем, к какому контрагенту относится каждый документ и где связь разделилась.
Выбрать основную карточку
Определяем, какая карточка основная, как разобрать уже переданные документы и проверить следующий заказ. Отдельно сверяем адрес перед выездом.
04 / Нюансы
Откуда ещё берутся лишние карточки компаний
Физлиц заводят как «компании»
Частая причина мусора в справочнике контрагентов — когда частного покупателя записывают в раздел «Компании» без ИНН. В итоге база обрастает однофамильцами и ложными организациями: физлиц нужно вести через «Контакты» по отдельному сценарию счёта.
В дубле компании теряется адрес выезда
Когда менеджер создаёт вторую карточку организации на скорую руку, адрес объекта или доставки остаётся в старой записи. Если формировать заявку на выезд из дубля, бригада получит пустой или неверный адрес.
Оплата уже лежит на первой карточке
Если в новой карточке компании счёт числится неоплаченным, не спешите выставлять повторный: сначала проверяем поступления по ИНН на первой карточке в 1С.
05 / Первый шаг
Две записи
одного клиента
Начнём с компании, по которой менеджер видит неоплаченный счёт, а бухгалтерия — поступившие деньги. Сравним обе стороны на одном документе.
- Две карточки компании и их идентификаторы.
- Счёт и поступление в учёте.
- Адреса и связь с заказом в 1С.
Согласуем поиск существующего контрагента и разбор разделённой истории без удаления связей наугад.