01 / Что за этап
Что забирают
при передаче
Начните с учётных записей. Администратор портала должен быть привязан к вашей почте и вашему телефону, а не к почте сотрудника подрядчика. Вместе с ними забирают доступ к регистратору домена и вход в личный кабинет Битрикс24, где лежит лицензия и списания. Пока эти три точки у подрядчика, он остаётся хозяином системы, даже если вы каждый день в ней работаете.
Дальше идёт описание устройства: воронку сделок со стадиями, воронку лидов со статусами, роботы по стадиям и триггерам, бизнес-процессы, права ролей и структура отделов. Туда же входят интеграции: с чем портал обменивается, по какому расписанию и где видны ошибки обмена. Отдельным пунктом — приложения и дополнения, установленные на портал.
Передача списком
Подрядчик присылает таблицу: логин администратора, перечень роботов, названия интеграций. Проверить такой список нельзя — в нём нет ни значений полей, ни того, что запускается при переходе сделки на следующую стадию. Новый человек по нему ничего не восстановит.
Передача работающей системой
Вместе с доступами приходит описание: почему воронка разбита именно так, что делает робот на каждой стадии, как связаны сделка и счёт в 1С. По такому описанию администратор входит и повторяет настройку, не спрашивая прежнего исполнителя.
02 / Проверка по описанию
Правку делает тот,
кто портал не настраивал
Выберите правку, которую нельзя сделать наугад
Подойдёт что-то небольшое и конкретное: переименовать стадию, добавить поле в карточку сделки, сменить ответственного в роботе. Важно, чтобы правка затрагивала настройки: тогда результат виден сразу, а изменение можно вернуть вручную.
Отдайте документ тому, кто не участвовал в проекте
Администратор или руководитель отдела, который знает работу, но не настраивал портал. Он читает описание и повторяет шаги по порядку. Всё, что приходится додумывать или уточнять, — пробел в документе.
Смотрите, где он застрял
Обычно спотыкаются на трёх местах: не указано, в каком разделе лежит настройка; не сказано, какие права нужны, чтобы её открыть; не описано, что произойдёт после сохранения. Каждое такое место дописывают до следующей попытки.
Проверьте, что результат совпал
Сравните сделки на стадии до и после правки, посмотрите «Дела», которые поставил робот, откройте карточку и убедитесь, что поле появилось там, где ожидали. Совпало — описание рабочее. Разошлось — правите документ и проверяете снова.
Договоритесь, кто ведёт документ дальше
Описание стареет с каждой правкой: добавили стадию, выключили робота, сменили обмен. Нужен человек, который вносит изменения в документ, и понятная периодичность, с которой его перечитывают.
03 / Где остаётся чужое
Что остаётся
на чужом имени
Приложения на его аккаунте
Часть дополнений подключают через аккаунт разработчика: там же лежат ключи и оплата. Портал работает, пока этот аккаунт активен, а после расторжения договора приложение может отключиться вместе с обменом. Проверяйте, на чьё имя оформлены приложения, — сам факт установки об этом ничего не говорит.
Личный кабинет подрядчика
Лицензия и продление живут в кабинете Битрикс24, а сотрудников добавляют уже внутри портала. Если кабинет открывается по почте исполнителя, вы не увидите ни срока оплаты, ни истории платежей, ни смены тарифа. Переоформляют его на компанию до подписания акта.
Домен и почта на его данных
Домен портала регистрируют на подрядчика или на его реселлера, а технические ящики для уведомлений — на почтовый домен самого подрядчика. При смене исполнителя адрес остаётся у прежнего владельца, и портал открывается по чужому домену. Проверьте, на кого оформлен домен и куда приходят письма от портала.
Ключи обменов от его имени
Обмены с сайтом, 1С и телефонией часто висят на ключах, созданных от учётной записи конкретного сотрудника подрядчика. Сотрудник уходит — запись отключают, и обмен замолкает без единого сообщения. Смотрите, от чьего имени создан каждый ключ доступа.
Права администратора «на время»
Полные права выдают исполнителю на период работ и забывают снять. В списке администраторов остаётся чужой человек, а с ним доступ к сделкам, контактам и деньгам. Перед приёмкой этот список пересматривают целиком. Похожий случай — портал открыт всем.
04 / Акт приёмки
Что фиксируют
в акте
Перечень доступов, а не слово «переданы»
В акте часто пишут «доступы переданы», не перечисляя, какие именно. Через полгода никто не помнит, кому принадлежит домен и на чьей почте личный кабинет. Перечень с указанием, на кого оформлен каждый доступ, — та часть акта, которую потом действительно читают.
Проверка по описанию до подписи
Бывает, что акт подписывают в день получения доступов, а описание не проверяют. Ошибки в документе всплывают, когда новый администратор впервые что-то меняет, — а подрядчик к тому времени уже закрыл проект. Проверка идёт до подписи, а её результат вносят в акт отдельным пунктом.
Настройки, которые есть, но не работают
Робот стоит на стадии, но ни разу не срабатывал. Воронка заведена, но сделки по ней не идут. Обмен подключён, а ошибки обмена никто не открывал. Такое не отсутствует и не сломано: оно числится. В акте это отдельный список — не «сделано» и не «не сделано», а «есть и не работает». Разговор об этом идёт с подрядчиком до подписания, а не с менеджерами после.
Кто отвечает после передачи
«Позвони, если что, помогу» звучит нормально, пока помощь не понадобилась. Договорённость без формы и срока заканчивается вместе с проектом. В акте фиксируют, кто отвечает за портал после передачи и в какие сроки отвечает на вопросы.
Интеграции по одной, а не одной фразой
Обмен с 1С, сайтом и телефонией обозначают словами «настроено и работает». При этом у каждой интеграции есть свой кабинет, свой ключ и свой владелец. В акте перечисляют каждую интеграцию, её владельца и точку, где смотрят ошибки обмена.
Список того, что не передали
Самая полезная часть акта — перечень пробелов: чего не нашли, чего у подрядчика нет, что придётся восстанавливать. Без него недостающее всплывает по одному пункту в самый неподходящий момент. Список подписывают обе стороны, и он же становится планом работ на первое время.
05 / Если передавать нечего
Подрядчика нет,
портал работает
Бывает, что исполнитель уже недоступен: почта не отвечает, телефон не берут, аккаунт в мессенджере удалён. Портал при этом работает, сделки идут. Задача меняется: сначала восстановить управление по тому, что осталось внутри системы, и только потом описывать устройство.
- Администратор портала — проверьте, есть ли у кого-то из сотрудников полные права. Если да, начните с него: он видит настройки и может выдавать доступы.
- Владелец домена и лицензии — посмотрите, на кого оформлен адрес и куда приходят письма о продлении. Эти данные восстанавливают через регистратора и поддержку.
- Следы настроек — воронки, роботы, бизнес-процессы и обмены читаются прямо в портале. По ним и восстанавливают описание, когда документа нет.
06 / Разборы по теме
Как это ломается на практике
- Подрядчик ушёл, система осталась — состояние, из которого начинается приёмка.
Читать разбор - Портал настраивал прошлый подрядчик, никто не знает как — зачем нужен документ, по которому настройку можно проверить.
Читать разбор - Для заявок выдали слишком широкие права — ключи обменов, выданные с запасом прав.
Читать разбор - Портал открыт всем, а внутри чужие данные — к чему приводит «права выдали, чтобы работалось».
Читать разбор - Уволенный сотрудник всё ещё заходит в портал — доступ, который забыли снять.
Читать разбор